Đưa tài liệu lưu trữ tới 'đích đến cuối cùng'

Đích đến cuối cùng của tài liệu lưu trữ không phải là để các cơ quan bảo quản bằng những công nghệ tiên tiến, hiện đại, mà là việc để chúng có thể phát huy tối đa giá trị trong đời sống, cũng như tiếp cận với đông đảo công chúng. Đó là khẳng định của ông Đặng Thành Tùng (Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ) trong một cuộc tọa đàm về vấn đề này.

1. Cuộc tọa đàm Chia sẻ kinh nghiệm công bố tài liệu lưu trữ quốc gia, do Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tổ chức với mục đích cùng để các trung tâm lưu trữ từ Trung ương tới các tỉnh thành cùng tìm ra những vướng mắc còn tồn tại trong công tác sưu tầm tư liệu, tổ chức trưng bày.

Tại tọa đàm, khó khăn đầu tiên trong vấn đề này được chỉ ra: nhiều địa phương muốn tổ chức chuyên đề trưng bày mà lại không có đủ tài liệu. Đơn cử, qua quá trình thu thập và sưu tầm tài liệu, ông Mai Trường Sinh (Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh) nhận thấy, các tài liệu quý hiếm phần nhiều thuộc sở hữu cá nhân, nằm tại các gia đình, dòng họ ít được biết tới nên khó tập hợp lại trong cùng một nhóm đề tài. Thêm nữa, nhiều tài liệu chưa thực sự được bảo quản đúng cách, đôi khi còn được cất trong túi bóng hay tủ, hòm nên khó tránh khỏi tình trạng ẩm mốc hay mối mọt.

Nhưng quan trọng hơn, nhiều đơn vị có tài liệu mà chưa biết xử lý thông tin, tổ chức trưng bày sao cho đạt hiệu quả cao, bởi khó có thể truy nguyên được đầy đủ thông tin về các nguồn tư liệu lưu trữ ấy. Thêm vào đó, đa phần các tài liệu quý đều được biên soạn bằng chữ Hán, chữ Nôm và tiếng Pháp. Trong khi đó, việc dịch thuật, thống kê, lập danh mục cho chúng thường mất nhiều thời gian và chi phí - đặc biệt là trong bối cảnh kinh phí dành cho nhiệm vụ sưu tầm, công bố tài liệu thường rất hạn chế, còn hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức công tác sưu tầm, công bố tài liệu hiện chưa được đồng bộ.

Từng phối hợp làm việc cùng một số trung tâm lưu trữ ở các tỉnh thành, bà Đỗ Hoàng Anh (Trưởng phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I) cũng nhận thấy: Hoạt động công bố tài liệu lưu trữ ở nhiều địa phương còn mang tính tự phát, ngắn hạn, phân tán, thụ động, thiếu định hướng chiến lược, để tác động sâu rộng đến xã hội. Từ đó, nhiều giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ chưa được khai thác để phục vụ xã hội một cách đồng bộ và kịp thời.

Cũng cần nói thêm, khả năng bắt kịp xu thế phát triển công nghệ của cán bộ làm công tác lưu trữ ở mỗi địa phương không đồng đều, nên nhiều nơi thiếu đổi mới, sáng tạo tổ chức chuyên đề trưng bày - thậm chí có trường hợp còn lúng túng trước việc lựa chọn hình thức trực tuyến hay trực tiếp trong mỗi lần tổ chức. Còn ở góc độ thủ pháp trưng bày giới thiệu, nhiều nơi có cách chọn đề tài, đặt tên, tổ chức giới thiệu ấn phẩm lưu trữ… chưa hấp dẫn hoặc thiếu tính thời sự.

2. Từ những khó khăn và hạn chế này, bà Đỗ Hoàng Anh chia sẻ một số giải pháp được đúc rút ra từ kinh nghiệm của Trung tâm do Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Chẳng hạn, khi lập kế hoạch công bố tài liệu lưu trữ, phía tổ chức nên ưu tiên tập trung vào nhóm chủ đề đang thu hút được lượng lớn khán giả quan tâm trong một thời điểm nhất định. Để người trong cuộc có sự nhanh nhạy trong yêu cầu này, cần chú trọng nâng cao chất lượng nhân lực của ngành lưu trữ qua các chương trình bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo hay học tập kinh nghiệm.

Thậm chí, từ nhận thức về những hạn chế còn tồn tại trong hình thức tập huấn, bà Ngô Lan Anh (Quyền Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Đà Nẵng) còn mong muốn sớm có một bộ kỷ yếu cô đọng, tổng hợp các kinh nghiệm thực tiễn của các đơn vị, địa phương qua các kỳ triển lãm để trực tiếp áp dụng.

Bên cạnh đó, giữa các cơ quan lưu trữ cần chia sẻ các dữ liệu công bố tài liệu lưu trữ quốc gia, hướng đến xây dựng kho dữ liệu số khổng lồ, góp phần xóa bỏ rào cản về thời gian, không gian địa lý, để công chúng ở trong và ngoài nước có thể tiếp cận với thông tin tài liệu lưu trữ nhanh chóng.

Từng tổ chức thành công triển lãm trực tuyến Hà Tĩnh theo dòng lịch sử qua tài liệu lưu trữ, ông Mai Trường Sinh, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh cho hay: Trong vai trò cơ quan chủ quan của các trung tâm lưu trữ cấp tỉnh thành, Sở Nội vụ tại các địa phương cần chủ động xây dựng kế hoạch, lộ trình tham mưu UBND tỉnh về công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm và xác định đây là nhiệm vụ có tính lâu dài. Cùng với đó, cần có chế độ, chính sách khuyến khích, hỗ trợ cho những người dân tham gia hiến tặng tài liệu, nhằm ghi nhận sự đóng góp của họ và tạo tiền đề tiếp tục nhân rộng phong trào hiến tặng tài liệu trong cộng đồng.