Nhiều người trốn họp giữa giờ vì quá dài dòng, lê thê

Khi phần khai mạc kết thúc, khán phòng loãng dần, ghế trống xuất hiện, từng người rời đi với đủ lý do.

Đến phần quan trọng nhất thì chỉ còn vài chục người ở lại, nhiều người đáng lẽ cần nghe lại vắng mặt. Cảm giác hụt hẫng lan khắp không gian, như thể sự nhiệt tình ban đầu chỉ là nghi thức, còn tinh thần trách nhiệm đã rời khỏi phòng họp.

Có lần tôi dự cuộc họp của một cơ quan, điểm danh nghiêm túc nhưng việc trốn họp vẫn diễn ra đều đặn. Nhiều người thật sự có việc, nhưng cũng không ít người rời đi vì chán, thấy nội dung lặp lại, không liên quan.

Thế là phần quan trọng nhất lại thiếu những người cần nghe nhất. Hiện tượng ấy phản ánh sự hời hợt, nặng hình thức, thiếu tôn trọng lẫn nhau. Người chuẩn bị nội dung nản lòng, người chủ trì bị coi nhẹ, nỗ lực tập thể bị loãng đi bởi những chiếc ghế trống.

Theo tôi, trốn họp đến từ 5 nguyên nhân.

Thứ nhất: Cuộc họp quá hình thức, nặng báo cáo, nội dung không mới, khiến người nghe chán nản và xem việc rời đi là phản ứng tự nhiên.

Thứ hai: Thời gian họp quá dài, thiếu linh hoạt, khiến người dự kiệt sức.

Thứ ba: Tâm lý "ai cũng đi nên mình cũng đi", họp như nghĩa vụ, ký tên rồi đi.

Thứ tư: Tổ chức lỏng lẻo, không hậu kiểm, khiến quy định chỉ còn hình thức.

Thứ năm: Chưa coi trọng sự tôn trọng lẫn nhau, cuộc họp chỉ là "trên nói - dưới nghe", thiếu đối thoại, thiếu gắn kết.

Thói quen này kéo theo hệ lụy.

Thứ nhất: Giảm hiệu quả truyền đạt và thống nhất thông tin; người rời sớm dễ hiểu sai, làm sai, khiến chính sách bị méo mó, công việc đình trệ.

Thứ hai: làm tổn thương người tổ chức, khiến họ thấy công sức bị xem nhẹ, lời nói rơi vào khoảng trống.

Thứ ba: tạo ra "văn hóa hời hợt", biến hành vi cá nhân thành "chuẩn mực ngầm", bào mòn kỷ luật và tinh thần trách nhiệm.

Thứ tư: lãng phí công sức, tiền bạc, thời gian và cả niềm tin, khi chỉ 1/3 người ở lại đến cùng.

Để khắc phục, cần tiếp cận toàn diện, kiểm soát chặt nhưng văn minh bằng check-in, check-out điện tử, minh bạch và giảm thủ tục. Tinh gọn cuộc họp, tập trung trọng tâm, rút ngắn thời lượng, tránh đọc văn bản dài dòng.

Chọn đúng đối tượng tham dự để tránh cảm giác "mình không cần thiết". Tăng cường tương tác, tranh luận, chia sẻ để cuộc họp thực sự là trao đổi hai chiều. Khi tinh thần họp là để cùng hiểu và cùng làm tốt hơn, cuộc họp mới có ý nghĩa.

Vũ Thị Minh Huyền