Vì sao nhiều người chỉ làm việc hiệu quả sát deadline?

Tiến sĩ tâm lý Jenny Woo, CEO tổ chức phát triển kỹ năng trí tuệ cảm xúc cho trẻ em và gia đình Mind Brain Emotion, cho biết sự trì hoãn thường bắt nguồn từ cảm giác quá tải, không phải sự lười biếng. Khi còn nhiều thời gian, chúng ta thường có xu hướng xem nhẹ nhiệm vụ hoặc muốn làm mọi thứ thật hoàn hảo. Tuy nhiên, khi hạn chót (deadline) đến gần, áp lực buộc bộ não phải gác lại sự chần chừ để hành động.

Theo bà Sabrina Romanoff, nhà tâm lý học lâm sàng tại Đại học Yeshiva (Mỹ), hạn chót tạo ra khung thời gian rõ ràng và gắn với những hậu quả thực tế, do đó trở thành một động lực mạnh mẽ.

Thời hạn cận kề cũng khiến nhiệm vụ trở nên cụ thể hơn trong nhận thức. Jenny Woo cho biết khi deadline còn xa, nhiều người xem nhiệm vụ là điều trừu tượng nên não bộ không coi đó là ưu tiên. Daryl Appleton gọi hiện tượng này là "chiết khấu thời gian", tức xu hướng não bộ xem nhẹ phần thưởng hoặc hậu quả khi chúng nằm xa trong tương lai.

Sự thay đổi này liên quan đến định luật Yerkes-Dodson, nguyên lý chỉ ra rằng hiệu suất làm việc sẽ tăng tỷ lệ thuận với mức độ căng thẳng tinh thần, nhưng chỉ đến một ngưỡng nhất định. Áp lực thời gian gấp gáp kích hoạt phản ứng cảnh báo của cơ thể, giải phóng các hormone như cortisol và adrenaline. Việc gia tăng lượng adrenaline và dopamine giúp bộ não thu hẹp sự chú ý, nhanh chóng xác định việc quan trọng và bỏ qua những bước không cần thiết.

Tuy nhiên, phương pháp "năng suất phút chót" không hiệu quả với tất cả mọi người. Các chuyên gia chia người lao động thành hai nhóm cơ bản: "Người lập kế hoạch" và "Người tìm kiếm áp lực". Những người thích lập kế hoạch thường bắt đầu sớm để giảm rủi ro, và não bộ của họ tiết ra dopamine mỗi khi gạch bỏ được một mục trong danh sách công việc. Ngược lại, người tìm kiếm áp lực lại ít hứng thú với tiến độ đều đặn và thường chờ đợi tín hiệu bên ngoài để kích hoạt động lực chạy đua.

Áp lực thời gian rất hữu ích với các nhiệm vụ ngắn hạn và ít phức tạp như xử lý email hay nhập dữ liệu. Dù vậy, nó dễ phản tác dụng đối với những công việc đòi hỏi sự sáng tạo hoặc phối hợp nhóm. Mức căng thẳng cao làm thu hẹp tư duy, khiến việc kết nối các ý tưởng sâu sắc trở nên khó khăn.

Việc liên tục lạm dụng adrenaline để hoàn thành công việc sát giờ cũng khiến hệ thần kinh luôn ở trạng thái căng thẳng, dễ dẫn đến kiệt sức. Nếu thường xuyên bị trễ hạn, đó có thể là dấu hiệu bạn đang quá tải.

Để khắc phục, các chuyên gia khuyên bạn nên chia nhỏ mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn để dễ kiểm soát. Thay vì đợi hạn chót cuối cùng, hãy tự đặt ra các mốc thời gian phụ. Ngoài ra, việc làm việc song song cùng đồng nghiệp hoặc bạn bè cũng là một cách tốt để tăng cảm giác trách nhiệm và duy trì sự tập trung.

Ngọc Ngân (Theo Real Simple)